Planungsleitfaden zur Organisation von Veranstaltungen

1.) Art der Veranstaltung 

..................................................................................... 

2.) Anforderungen allgemein 

• Ansprechpartner der Schlösserverwaltung

• Ansprechpartner des Veranstalters 

• Termin der Veranstaltung 
  Datum .........................
  Uhrzeit: von ................. Uhr bis .................. Uhr
  Aufbau / Abbau: von ................. Uhr bis .................. Uhr 

• Anzahl der Teilnehmer

• Budget
  Summe pro Teilnehmer 

• Anreise, Übernachtung der Teilnehmer 
  evtl. Transfer
  Öffentliche Verkehrsmittel, Taxistellplatz, Parkplätze
  Wegbeschreibung, Beschilderung
  Übernachtungsmöglichkeiten
  Freizeit-, Sport- und kulturelles Zusatzangebot 

3.) Anforderungsprofil Räume 

• Bestuhlung
  Bankettbestuhlung
  Reihenbestuhlung
  Stehempfang 

• Tische
  Eindeckung, Dekoration
  Menükarten, Tischkarten 

• Bühne

• Mikrofonanlage, Tonanlage

• Präsentationstechnik, Rednerpult, Beamer etc.

• Beleuchtung, Elektrische Anschlüsse 

4.) Catering 

• Ansprechpartner Caterer

• Buffetaufbau

• Welche Art von Bewirtung
  Begrüßung
  Während der Veranstaltung, Tagung
  Pausen
  Mittagessen
  Abendessen 

5.) Rahmenprogramm 

• Musik
  Tanz, Theater
  Rede, Vortrag 

6.) Finanzen 

• Vertrag erhalten

• Raummiete

• Nebenkosten
  Betriebskosten
  Personalkosten
  Reinigung
  Garderobe
  Technik 

• Essen und Trinken

• Rahmenprogramm

• Extras

• Abrechnung: "wer zahlt was"

• Rechnungsadresse